Eine Ausfertigung ist in Deutschland eine Abschrift der Urschrift einer Urkunde und ist zwingend mit einem Ausfertigungsvermerk zu versehen (§ 49 Abs. 1 Beurkundungsgesetz).
Allgemeines
Die Ausfertigung vertritt im Notarwesen die Urschrift (Original) der Urkunde im Rechtsverkehr (§ 47 BeurkG), weil die Urschrift nicht in Umlauf gebracht wird, sondern Bestandteil der Urkundenrolle des Notars ist (ausgenommen sind Testamente und Erbverträge). Die Ausfertigung ersetzt das Original in der praktischen Verwendung; sie vertritt die Urschrift im Rechtsverkehr (§ 47 BeurkG).[1] Ähnlich ist es bei Gerichtsurteilen, die den Parteien (verkündete Versäumnisurteile nur der unterliegenden Partei) zugestellt werden müssen (§ 317
Abs. 1 ZPO). Eine Ausfertigung ist nur dann erforderlich, wenn es
materiell- oder verfahrensrechtlich auf den Besitz der Urkunde ankommt
und die Urschrift nicht am Rechtsverkehr teilnimmt.[2]
Eine Ausfertigung kann neben einer Urschrift auch von einer Übersetzung
einer Urschrift der Urkunde erteilt werden, wenn ein Urkundenübersetzer
oder Notar die Übersetzung mit einem Vollständigkeits- und
Richtigkeitsvermerk versehen hat.
Jeder von uns bekommt es in seinem Leben früher oder später mit
diversen Behörden zu tun und bemerkt schnell, wie umfangreich und
kompliziert der Urkundenverkehr und die damit verbundene Bürokratie
sein können. Immer muss man sich um „irgendwelche Unterlagen“ kümmern,
die man von einer Behörde beschaffen oder bei ihr vorlegen muss. Dabei ist Dokument nicht gleich Dokument, denn es gibt unterschiedliche Rechtsformen!
Die Urschrift ist das was man vereinfacht als Originalurkunde
bezeichnen kann. Es ist die erste und einmalige Anfertigung einer
Urkunde, z. B. ein beim Notar niedergeschriebener Vertrag. Die Urschrift
verbleibt stets in der Urkundensammlung des Notars.
Die Ausfertigung ist eine Zweitschrift (ein Duplikat) der Originalurkunde und wird von der Stelle ausgestellt, bei der die Urschrift aufbewahrt wird. Die Ausfertigung vertritt also die Urschrift im Rechtsverkehr.
Rechtsgültig wird eine Ausfertigung erst dann, wenn sie mit einem
Ausfertigungsvermerk versehen wird (§ 49 Abs. 1 BeurkG). Existieren
mehrere Ausfertigungen der gleichen Urschrift, so spricht man von einer Mehrfertigung.
Eine Zweitausfertigung kann beantragt werden, wenn die
Erstausfertigung einer Urkunde vernichtet wurde oder verschwunden ist.
Die Zweitausfertigung besitzt die gleiche Rechtskraft wie die
Erstausfertigung, wird allerdings mit einem entsprechenden Vermerk als Zweitausfertigung gekennzeichnet.
Unter einer beglaubigten Abschrift versteht man eine Zweitschrift,
deren inhaltliche Übereinstimmung mit dem Original von einem Notar oder
einer dazu befugten Behörde bestätigt wurde. Dabei handelt es sich oft
um Dokumente aus dem privaten Besitz, wie z. B. Arbeitszeugnisse, von
denen eine einfache Kopie angefertigt wurde. Da die einfache Kopie keine
Rechtskraft hat, wird sie von einer dazu befugten Stelle mit dem
Original verglichen und mit einem Beglaubigungsvermerk versehen, wodurch sie Rechtskraft erlangt.
Die Kopie (in digitaler Form auch als Scan) ist die einfachste Form der Vervielfältigung
und kann ganz einfach maschinell angefertigt werden. Da dieser Prozess
überall und von jedem durchgeführt werden kann, reicht die einfache
Kopie ohne Beglaubigungsvermerk im Rechtsverkehr fast nie aus!
Anders als bei einer bloßen Unterschriftsbeglaubigung bleibt nach
einer notariellen Beurkundung das Original der Urkunde mit den
Originalunterschriften der Beteiligten (die Urschrift) in der
Urkundensammlung des Notars. Die Beteiligten erhalten bloß einfache oder
beglaubigte Abschriften oder Ausfertigungen. Abschrift besagt, dass es
sich nicht notwendigerweise um eine Fotokopie handeln muss. Es genügt
zum Beispiel, dass eine Unterschrift durch „gez.“ (gezeichnet) gefolgt
von dem Namen des Beteiligten wiedergegeben wird. An Stelle des
Notarsiegels kann „L.S.“ stehen.
Eine einfache Abschrift gibt zwar den Inhalt der Urkunde wieder. Sie
enthält aber keinen Beglaubigungsvermerk des Notars, mit dem er dies
bestätigt. Eine einfache Abschrift hat deshalb keine besondere
Beweiskraft. Trotzdem wird sie in vielen Fällen als Nachweis akzeptiert.
Eine beglaubigte Abschrift gibt ebenfalls den Inhalt der Urkunde
wieder. Zusätzlich fügt der Notar aber einen von ihm unterzeichneten
Vermerk bei, mit dem er die Übereinstimmung der Abschrift mit der
Urschrift bestätigt. Der Vermerk und die Abschrift werden mit Schnur und
einem Prägesiegel verbunden, so dass sie nicht voneinander getrennt und
keine Seiten ausgetauscht werden können.
Eine Ausfertigung ist im Prinzip auch eine beglaubigte Abschrift. Sie
hat aber noch eine zusätzliche Funktion. Die Ausfertigung vertritt im
Rechtsverkehr die Urschrift. Weil die eigentliche Urschrift mit den
Originalunterschriften der Beteiligten ja beim Notar verbleibt und man
sie daher nirgendwo vorlegen kann, braucht man überall dort, wo es nicht
nur auf den Inhalt der Urkunde ankommt, sondern auf den Besitz des
Originals, eine Ausfertigung. Legt zum Beispiel ein Bevollmächtigter
seine Vollmacht im Original vor, darf ein gutgläubiger Dritter darauf
vertrauen, dass die Vollmacht noch besteht. Bei beurkundeten Vollmachten
muss der Bevollmächtigte statt der Urschrift die Ausfertigung vorlegen.
Eine beglaubigte Abschrift bietet keinen vergleichbaren Schutz und eine
einfache erst recht nicht.
Eine beglaubigte Abschrift oder Ausfertigung kann auch lediglich
einen Teil der Urschrift wiedergeben. Sie wird dann als auszugsweise
beglaubigte Abschrift oder auszugsweise Ausfertigung bezeichnet. Der
Notar gibt dann in seinem Beglaubigungsvermerk bzw. Ausfertigungsvermerk
an, was der Gegenstand des Auszugs ist, und bezeugt, dass die Urschrift
über diesen Gegenstand keine weiteren Bestimmungen enthält.
Die Ausfertigung ist eine amtliche Abschrift eines amtlichen Schriftstückes, die im Verkehr die Urschrift ersetzen soll, z.B. die Ausfertigung eines Urteils; die Ausfertigung kann (anders als die beglaubigte Abschrift) nur von der Stelle erteilt werden, welche die Urschrift verwahrt (§§ 47–49 Beurkundungsgesetz).
Eine beglaubigte Abschrift ist die mit dem Beglaubigungsvermerk einer öffentlichen Urkundsperson versehene Abschrift einer
(1) Urschrift,
(2) Ausfertigung oder
(3) beglaubigten Abschrift einer Urkunde.
Beispiele: in achtfacher Ausfertigung
in hundertfacher Ausfertigung
ein Schriftstück in doppelter (dreifacher) Ausfertigung
das Formular in zigfacher Ausfertigung einreichen
Abschrift, Zweitschrift eine zweite Ausfertigung eines Dokuments, die mit dem Original identisch ist
so, dass ein Produkt in gleichartiger Ausfertigung in hoher Stückzahl hergestellt wird
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Quelle: Wikipedia + galamaga.eu + notariat-sasel.de + wirtschaftslexikon.gabler.de + pons.com