Eine Ausfertigung ist in Deutschland eine Abschrift der Urschrift einer Urkunde und ist zwingend mit einem Ausfertigungsvermerk zu versehen (§ 49 Abs. 1 Beurkundungsgesetz).
Allgemeines
Die Ausfertigung vertritt im Notarwesen die Urschrift (Original) der Urkunde im Rechtsverkehr (§ 47 BeurkG), weil die Urschrift nicht in Umlauf gebracht wird, sondern Bestandteil der Urkundenrolle des Notars ist (ausgenommen sind Testamente und Erbverträge). Die Ausfertigung ersetzt das Original in der praktischen Verwendung; sie vertritt die Urschrift im Rechtsverkehr (§ 47 BeurkG).[1] Ähnlich ist es bei Gerichtsurteilen, die den Parteien (verkündete Versäumnisurteile nur der unterliegenden Partei) zugestellt werden müssen (§ 317 Abs. 1 ZPO). Eine Ausfertigung ist nur dann erforderlich, wenn es materiell- oder verfahrensrechtlich auf den Besitz der Urkunde ankommt und die Urschrift nicht am Rechtsverkehr teilnimmt.[2] Eine Ausfertigung kann neben einer Urschrift auch von einer Übersetzung einer Urschrift der Urkunde erteilt werden, wenn ein Urkundenübersetzer oder Notar die Übersetzung mit einem Vollständigkeits- und Richtigkeitsvermerk versehen hat.
Jeder von uns bekommt es in seinem Leben früher oder später mit diversen Behörden zu tun und bemerkt schnell, wie umfangreich und kompliziert der Urkundenverkehr und die damit verbundene Bürokratie sein können. Immer muss man sich um „irgendwelche Unterlagen“ kümmern, die man von einer Behörde beschaffen oder bei ihr vorlegen muss. Dabei ist Dokument nicht gleich Dokument, denn es gibt unterschiedliche Rechtsformen!
Die Urschrift ist das was man vereinfacht als Originalurkunde bezeichnen kann. Es ist die erste und einmalige Anfertigung einer Urkunde, z. B. ein beim Notar niedergeschriebener Vertrag. Die Urschrift verbleibt stets in der Urkundensammlung des Notars.
Die Ausfertigung ist eine Zweitschrift (ein Duplikat) der Originalurkunde und wird von der Stelle ausgestellt, bei der die Urschrift aufbewahrt wird. Die Ausfertigung vertritt also die Urschrift im Rechtsverkehr. Rechtsgültig wird eine Ausfertigung erst dann, wenn sie mit einem Ausfertigungsvermerk versehen wird (§ 49 Abs. 1 BeurkG). Existieren mehrere Ausfertigungen der gleichen Urschrift, so spricht man von einer Mehrfertigung.
Eine Zweitausfertigung kann beantragt werden, wenn die Erstausfertigung einer Urkunde vernichtet wurde oder verschwunden ist. Die Zweitausfertigung besitzt die gleiche Rechtskraft wie die Erstausfertigung, wird allerdings mit einem entsprechenden Vermerk als Zweitausfertigung gekennzeichnet.
Unter einer beglaubigten Abschrift versteht man eine Zweitschrift, deren inhaltliche Übereinstimmung mit dem Original von einem Notar oder einer dazu befugten Behörde bestätigt wurde. Dabei handelt es sich oft um Dokumente aus dem privaten Besitz, wie z. B. Arbeitszeugnisse, von denen eine einfache Kopie angefertigt wurde. Da die einfache Kopie keine Rechtskraft hat, wird sie von einer dazu befugten Stelle mit dem Original verglichen und mit einem Beglaubigungsvermerk versehen, wodurch sie Rechtskraft erlangt.
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